Archivage des documents physiques et numériques

ARCHI’DOC

Archivage des documents physiques et numériques

        L’archivage, en général, s’avère être d’une importance capitale de par la faculté qu’il a, au minimum, de nous disposer toujours d’une trace d’un document en cas de perte ou situation d’inaccessibilité pour ne citer que cette fonction là.

        HABITECH SOLUTIONS & SERVICES, fort de la gageure de cette prise en compte a développé cette solution pour :

  • Les personnes physiques : La possibilité est donnée, grâce à ARCHI’DOC, d’archiver tous types de documents (Personnels, professionnels, d’association), pour pallier à une perte, destruction, ou situation incapacitant l’accessibilité à un document. Grâce à ce service, vous avez l’assurance qu’une copie du document sauvegardé sera toujours disponible et à votre portée par tous les moyens, si besoin était. Les pièces et documents à archiver ici, sont de tous ordres :
    • Documents et pièces personnels : Actes de mariage – Acte de naissance – Carte nationale d’identité – Permis de conduire – Carte grise – Licence – Contrats de bail – Factures et reçus
    • Documents professionnels : Bulletins de paie – Contrats de travail – Demande d’explication – Archives pour exploitation personnelle – Notes de bouquins – Pages de revues, etc…
  • Les entreprises : Grâce à ce service, la possibilité est donnée aux entreprises de numériser tous leurs documents physiques de façon structurée, fonctionnelle, utilitaire, etc… Nous compartimentons les archives, pour une consultation facile et en un clic, en fonction du découpage de l’entreprise. Le support papier ne perd guère sa place, l’archivage ici, vient être le moyen d’accès rapide à une information que l’on sait avoir et dont l’exploitation n’est pas liée à la disponibilité du support physique, mais à l’utilisation de l’information contenue dans le document. La possibilité de consulter un document précis en ligne vient faciliter la recherche et donc les actions, mais aussi, et surtout vient être un canal idoine pour le transfert documentaire, le rappel d’un ancien devis, d’une ancienne facture, d’un ancien contrat, etc… à faire prévaloir auprès d’un partenaire.
    • Structuration par numérisation des archives : Fonction, poste, service, domaine, produits/ service, fournisseur ou à la demande du décideur ou selon un cahier de charges de structuration de l’archivage
    • Consultation à distance et tous azimuts des archives de l’entreprise pour comparaison, recherche d’information, analyse, évaluation, etc…
  • Pour les institutions publiques, organismes, etc… : L’archivage ici, au delà de sa nécessité commune à tous les utilisateurs de disposer d’une trace à toutes fins utiles, vient être un moyen d’authentification des documents dans un processus de signature sur pièce, de délivrance de duplicata, d’authentification des originaux, d’élaboration de certificat de non disponibilité ou de perte, le tout grâce à la trace gardée dans ARCHI’DOC
    • Création d’un fichier spécial pour l’établissement de duplicata à partir de l’existence d’un original.
    • Transfert de fichier entres services pour validation d’authenticité
    • Constitution d’un fichier constitué d’originaux archivés de chaque document et tous les documents pour un individu donné.
  • Pour les associations, comités de développement, GIC, collectivités, Regroupements, réunions, etc… : ARCHI’DOC vient être le garant et le témoin oculaire et à charge des différents flux tous azimuts consignés dans les différents documents. Le systématique archivage des documents issus des séances vient rendre transparent, pour le bien de tous les adhérents, l’activité dans son ensemble, facilitant ainsi les prises de décisions, les orientations et levant toute équivoque née, ce qui est récurrent, d’une pièce ou d’un document naguère existant et dont la présence aurait tu toutes les velléités, fondées ou non.
    • Tous les documents devant subsister aux membres au profit du groupe (Statuts, Attestation de compte, Livrets bancaires, reçus de dépôt, preuves de dépenses, etc…)
    • La disponibilité de tous les documents opérationnels du quotidien (Compte rendu de réunion, fiche de cotisation, bordereau de versement de cotisation, etc…)
    • L’accessibilité et la disponibilité de tous ces documents, au delà de leur probable existence physique. Facilité de consultation en un clic, compilation facile, partage à tous les membres si besoin, envoi à un autre réseau de personnes si besoin.